Microsoft со своим Word застрял в прошлом. Мало того, что он работает медленно, а интерфейс перегружен, так ещё и весь пакет Microsoft Office (даже для студентов) стоит денег, а в России и вовсе не продаётся официально. Стоит он 120 $, и такую сумму осилит не каждый. Конечно, можно скачать «пиратскую» версию, но никто не сможет гарантировать её безопасность и адекватную работу. Поэтому многие студенты ищут другие приложения для учёбы, на замену Mircrosoft Word. Забудьте про OpenOffice — используйте Google Документы.
В этой статье мы расскажем о том, как пользоваться Google Документами и обо всех его полезных функциях. Докажем, что MS Word вам больше не понадобится.
Плюсы и минусы Google Документов
Перед тем как мы расскажем о том, как пользоваться Google Документами, сравним Google Документы с MS Word, главным конкурентом. Что называется, choose your fighter на поле битвы научных работ.
Google Документы | MS Word | |
Оплата за использование | Полностью бесплатное | Разовая (120 $) или ежемесячная оплата (размер которой зависит от выбранного пакета) |
Сохранение | Автосохранение включено по умолчанию | Можно включить автосохранение, но всё равно есть риск потерять текст при внезапном выключении устройства |
Обмен файлами | Делается в два клика | Можно включить совместное использование файла после определённого танца с бубном или пересылать каждый раз новый файл |
История изменений | Хранятся все версии файла | Чтобы вернуться к предыдущей версии, нужно нажать Ctrl + Z n-количество раз |
Голосовой ввод | Есть | Отсутствует |
Кроссплатформенность | Работает в браузере на любом устройстве | Нужно устанавливать дополнительное приложение |
Скорость работы | Медленно работает при плохом соединении | Скорость работы зависит только от производительности устройства |
Наличие аккаунта | Обязательно | Обязательно в официальной версии |
Google Документы во многом превосходят Microsoft Word. Не поленитесь разобраться в новом инструменте. А мы вам сейчас поможем. Чтобы не заблудиться (а такое возможно — статья получилась большая), можете воспользоваться содержанием:
- Начало работы
- Сохранение файлов
- Работа с текстом
- Работа с изображениями
- Работа с таблицами
- Работа с диаграммами
- Работа с формулами
- Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
- Настройки доступа к файлу
Чтобы ускорить работу в Google Документах, используйте горячие клавиши. Запомнить их поможет наша шпаргалка.
Начало работы с Google Документами
Для начала, вам понадобится аккаунт Google (он же Gmail). Если он у вас есть, всё круто. Если аккаунта нет — создайте, это не займёт больше пяти минут. После регистрации вы сразу получите доступ к Google Документам.
На главной странице отображаются все документы, которые вы создаёте или загружаете в сервис. Их можно сортировать по разным параметрам, чтобы проще ориентироваться.
![Главный экран Google Документов Приложения для учёбы: Главный экран Google Документов](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-1-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Чтобы создать файл, нажмите на «Пустой файл». Вы сразу попадёте в текстовый редактор, который похож на MS Word и OpenOffice.
![Пустой гуглдок Приложения для учёбы: Пустой гуглдок](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-2-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Чтобы вернуться в главное меню ко списку всех файлов, нажмите на синий логотип в верхнем левом углу.
![Чтобы вернуться на главный экран, нажмите на логотип Чтобы вернуться на главный экран, нажмите на логотип](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-3-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
В Google Документах есть готовые шаблоны для разных типов работ. Чтобы просмотреть все шаблоны, нажмите на «Галерею шаблонов».
![Шаблоны Google Документов Приложения для учёбы: Шаблоны Google Документов](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-4-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Если вы хотите продолжить работу над файлом MS Word, его можно добавить в Google Документы. Для этого нажмите на «Файл», далее на «Открыть».
![В Google Документах можно открывать файлы Word В Google Документах можно открывать файлы Word](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-5-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Можно перетащить этот файл или указать его директорию.
![Окно открытия файла Окно открытия файла](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-6-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Сохранение файла в Google Документах
К счастью, Google Документы автоматически сохраняют каждую запятую в файле, даже случайно поставленную. Чтобы просмотреть предыдущую версию документа, нажмите на серую надпись «Все изменения сохранены на Диске».
![История версий Google Документов Приложения для учёбы: История версий Google Документов](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-7-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Если компьютер выключится во время работы над текстом, вы не потеряете ни слова. По умолчанию все документы сохраняются в корневой папке Google Диска, но это условие можно изменить. Для этого кликните на иконку папки рядом с названием документа, выберите нужный каталог и нажмите «Переместить».
![Выбор каталога в Google Документах Приложения для учёбы: Выбор каталога в Google Документах](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-8-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Чтобы скачать файл на компьютер, нажмите на «Файл», затем «Скачать». Выберите подходящий формат и место для скачивания.
![Гуглдок можно скачать во всех важных форматах Приложения для учёбы: Гуглдок можно скачать во всех важных форматах](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-9-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Работа с текстом
Панель для работы с текстом в Google Документах похожа на аналогичную панель в MS Word.
![Панель для работы с текстом в Google Документах Приложения для учёбы: Панель для работы с текстом в Google Документах](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-10-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
- Стрелки
отменяют/повторяют действие.
- Значок принтера
отправляет документ на печать.
- Иконка с буквой
— отвечает за проверку орфографии. Эта функция находит ошибки в тексте и предлагает замену.
- Кнопка
копирует форматирование текста.
- Масштаб
увеличивает документ без изменения шрифта.
- Стили
помогают форматировать текст и работать с заголовками.
- Шрифт, размер, начертание, цвет и фон
такие же как в MS Word.
- Значок
создаёт гиперссылку в тексте.
- Функция комментирования
становится возможной после выделения части текста.
- Кнопка
используется для загрузки изображения в документ.
- С помощью выравнивания
текст можно ориентировать по левому или правому краю или по центру.
- Межстрочный интервал
задаёт расстояние между строчками текста (интерлиньяж).
- Кнопки
создают нумерованный или маркерованный список.
- Кнопки
для увеличения или уменьшения отступа.
- Чтобы удалить форматирование, нужно нажать на
.
- Иконка
вызывает различные экранные клавиатуры.
- Кнопка
нужна для выбора режима работы над документом.
- Если меню вам мешает, его можно скрыть кнопкой
.
Если вы пишите курсовую и не знаете, как оформить текст, читайте нашу статью про оформление текста по ГОСТу.
Работа с изображениями
В учебных работах часто используются изображения. Их можно вставить в документ простым перетаскиванием или с помощью кнопки «Вставить изображение». Изображение можно копировать, переставлять, сделать гиперссылкой, выравнивать по нужному краю листа или по центру. Кроме того, вы можете задать её размеры, повернуть и настроить обтекание текстом.
![Работа с изображениями в Google Документах Приложения для учёбы: Работа с изображениями в Google Документах](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-12-prilozheniya-dlya-uchjoby.gif)
Работа с таблицами
Чтобы учебная работа выглядела внушительнее, нужно добавить таблицу. Нажмите на кнопку «Вставка», «Таблица» и задайте количество столбцов и строк. Задать сразу больше 20×20 не получится, но вы сможете добавлять и удалять ячейки позже.
![Процесс добавления таблицы Процесс добавления таблицы](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-13-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Чтобы изменить отдельную ячейку, используйте кнопку внутри неё. Если вы щелкните по ячейке, на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать её более наглядной.
![Редактирование таблицы Редактирование таблицы](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-14-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Ранее мы уже писали о том, как оформить таблицу в научной работе.
Работа с диаграммами
Диаграммы тоже добавят вес вашей научной работе. Чтобы их вставить, нужно выбрать «Вставка» → «Диаграммы». Можно выбрать один из предложенных шаблонов: линейчатую, столбчатую, круговую диаграмму или график. Кроме того, вы можете вставить свою диаграмму из Google Таблиц. В следующих статьях мы продолжим рассказывать про приложения для учёбы — в частности, подробно расскажем о работе в Google Таблицах и поделимся полезными лайфхаками. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить.
![Добавление диаграммы Добавление диаграммы](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-15-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Работа с формулами
К сожалению, формулы в Google Документах не умеют сами считать. Это просто база символов, которые используют при написании формул (мы уже писали, как оформлять формулы по ГОСТ).
Чтобы добавить формулу в документ, нажмите на «Вставка» → «Формула».
![Добавление формул Добавление формул](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-16-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Чтобы вставить формулу, нажмите на «Новая формула».
![Вставить формулу Вставить формулу](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-17-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Некоторые символы просто вставляются, а в другие нужно что-то вписать, например, в квадратный корень.
![Сложные символы Сложные символы](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-18-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
Жизненно-необходимые возможности для любой учебной работы.
Чтобы вставить номер страницы, нужно снова нажать на «Вставка» → «Номера страниц». Номер можно поставить внизу; вверху; внизу, без первой страницы; вверху, без первой страницы.
![Номера страниц Приложения для учёбы: Номера страниц](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-19-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Чтобы создать сноску, нужно выделить фрагмент текста и выбрать «Вставка» → «Сноска».
Важно: Для удаления сноски нужно удалить её номер, а не текст внизу страницы.
![Сноски Сноски](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-20-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Колонтитул — это область страницы сверху и снизу. Там пишут информацию о документе, авторе или добавляют ссылку и номер страницы.
![Колонтитулы Приложения для учёбы: Колонтитулы](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-21-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Оглавление собирается автоматически по заголовкам, которые оформлены через стили. Нужно снова нажать на «Вставка» и выбрать пункт «Оглавление».
![Оглавление Оглавление](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-22-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Его можно оформить гиперссылками, которые отправляют в нужное место в документе, но такое оформление не подойдёт для научной работы. Чтобы её приняли в деканате, используйте оглавление с номерами страниц.
![Оглавление с нумерацией Приложения для учёбы: Оглавление с нумерацией](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-23-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Настройки доступа в Google Документах
Основная фишка Google Документов — ими очень просто делиться. Теперь вам не нужно бесконечно обмениваться файлами с научным руководителем. Можете отправить ссылку один раз и редактировать файл вместе (позволяют ли так делать другие приложения для учёбы, типа Word? Нет). Для этого нужно нажать на «Настройки доступа» и предоставить доступ либо по ссылке, либо отправить личное приглашение на почту.
![Совместный доступ к гуглдоку Приложения для учёбы: Совместный доступ к гуглдоку](https://blog-multiwork.ru/wp-content/uploads/2020/04/img-24-prilozheniya-dlya-uchjoby.png)
Есть четыре уровня доступа:
- Выключено — документ доступен только владельцу;
- Просматривать — можно читать документ и копировать его содержимое;
- Комментировать — можно только комментировать на полях или советовать правки;
- Редактировать — можно делать с документом что угодно.
Удалить документ может только его владелец. Все изменения, внесённые остальными пользователями, также будут сохранены.
В общем, Google Документы — это не только самый современный и удобный способ работы над документами, но и прекрасная возможность сэкономить деньги и место на компьютере. Теперь вы знаете как пользоваться Google Документами. Надеемся, наша статья поможет вам отказаться от Microsoft Word.
Оставайтесь на связи — скоро мы расскажем и про другие полезные приложения для учёбы.