Microsoft со своим Word застрял в прошлом. Мало того, что он работает медленно, а интерфейс перегружен, так ещё и весь пакет Microsoft Office (даже для студентов) стоит денег, а в России и вовсе не продаётся официально. Стоит он 120 $, и такую сумму осилит не каждый. Конечно, можно скачать «пиратскую» версию, но никто не сможет гарантировать её безопасность и адекватную работу. Поэтому многие студенты ищут другие приложения для учёбы, на замену Mircrosoft Word. Забудьте про OpenOffice — используйте Google Документы.
В этой статье мы расскажем о том, как пользоваться Google Документами и обо всех его полезных функциях. Докажем, что MS Word вам больше не понадобится.
Плюсы и минусы Google Документов
Перед тем как мы расскажем о том, как пользоваться Google Документами, сравним Google Документы с MS Word, главным конкурентом. Что называется, choose your fighter на поле битвы научных работ.
| Google Документы | MS Word | |
| Оплата за использование | Полностью бесплатное | Разовая (120 $) или ежемесячная оплата (размер которой зависит от выбранного пакета) |
| Сохранение | Автосохранение включено по умолчанию | Можно включить автосохранение, но всё равно есть риск потерять текст при внезапном выключении устройства |
| Обмен файлами | Делается в два клика | Можно включить совместное использование файла после определённого танца с бубном или пересылать каждый раз новый файл |
| История изменений | Хранятся все версии файла | Чтобы вернуться к предыдущей версии, нужно нажать Ctrl + Z n-количество раз |
| Голосовой ввод | Есть | Отсутствует |
| Кроссплатформенность | Работает в браузере на любом устройстве | Нужно устанавливать дополнительное приложение |
| Скорость работы | Медленно работает при плохом соединении | Скорость работы зависит только от производительности устройства |
| Наличие аккаунта | Обязательно | Обязательно в официальной версии |
Google Документы во многом превосходят Microsoft Word. Не поленитесь разобраться в новом инструменте. А мы вам сейчас поможем. Чтобы не заблудиться (а такое возможно — статья получилась большая), можете воспользоваться содержанием:
- Начало работы
- Сохранение файлов
- Работа с текстом
- Работа с изображениями
- Работа с таблицами
- Работа с диаграммами
- Работа с формулами
- Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
- Настройки доступа к файлу
Чтобы ускорить работу в Google Документах, используйте горячие клавиши. Запомнить их поможет наша шпаргалка.
Начало работы с Google Документами
Для начала, вам понадобится аккаунт Google (он же Gmail). Если он у вас есть, всё круто. Если аккаунта нет — создайте, это не займёт больше пяти минут. После регистрации вы сразу получите доступ к Google Документам.
На главной странице отображаются все документы, которые вы создаёте или загружаете в сервис. Их можно сортировать по разным параметрам, чтобы проще ориентироваться.
Чтобы создать файл, нажмите на «Пустой файл». Вы сразу попадёте в текстовый редактор, который похож на MS Word и OpenOffice.
Чтобы вернуться в главное меню ко списку всех файлов, нажмите на синий логотип в верхнем левом углу.
В Google Документах есть готовые шаблоны для разных типов работ. Чтобы просмотреть все шаблоны, нажмите на «Галерею шаблонов».
Если вы хотите продолжить работу над файлом MS Word, его можно добавить в Google Документы. Для этого нажмите на «Файл», далее на «Открыть».
Можно перетащить этот файл или указать его директорию.
Сохранение файла в Google Документах
К счастью, Google Документы автоматически сохраняют каждую запятую в файле, даже случайно поставленную. Чтобы просмотреть предыдущую версию документа, нажмите на серую надпись «Все изменения сохранены на Диске».
Если компьютер выключится во время работы над текстом, вы не потеряете ни слова. По умолчанию все документы сохраняются в корневой папке Google Диска, но это условие можно изменить. Для этого кликните на иконку папки рядом с названием документа, выберите нужный каталог и нажмите «Переместить».
Чтобы скачать файл на компьютер, нажмите на «Файл», затем «Скачать». Выберите подходящий формат и место для скачивания.
Работа с текстом
Панель для работы с текстом в Google Документах похожа на аналогичную панель в MS Word.
- Стрелки
отменяют/повторяют действие. - Значок принтера
отправляет документ на печать. - Иконка с буквой
— отвечает за проверку орфографии. Эта функция находит ошибки в тексте и предлагает замену. - Кнопка
копирует форматирование текста. - Масштаб
увеличивает документ без изменения шрифта. - Стили
помогают форматировать текст и работать с заголовками.
- Шрифт, размер, начертание, цвет и фон
такие же как в MS Word. - Значок
создаёт гиперссылку в тексте. - Функция комментирования
становится возможной после выделения части текста. - Кнопка
используется для загрузки изображения в документ. - С помощью выравнивания
текст можно ориентировать по левому или правому краю или по центру. - Межстрочный интервал
задаёт расстояние между строчками текста (интерлиньяж). - Кнопки
создают нумерованный или маркерованный список. - Кнопки
для увеличения или уменьшения отступа. - Чтобы удалить форматирование, нужно нажать на
. - Иконка
вызывает различные экранные клавиатуры. - Кнопка
нужна для выбора режима работы над документом. - Если меню вам мешает, его можно скрыть кнопкой
.
Если вы пишите курсовую и не знаете, как оформить текст, читайте нашу статью про оформление текста по ГОСТу.
Работа с изображениями
В учебных работах часто используются изображения. Их можно вставить в документ простым перетаскиванием или с помощью кнопки «Вставить изображение». Изображение можно копировать, переставлять, сделать гиперссылкой, выравнивать по нужному краю листа или по центру. Кроме того, вы можете задать её размеры, повернуть и настроить обтекание текстом.
Работа с таблицами
Чтобы учебная работа выглядела внушительнее, нужно добавить таблицу. Нажмите на кнопку «Вставка», «Таблица» и задайте количество столбцов и строк. Задать сразу больше 20×20 не получится, но вы сможете добавлять и удалять ячейки позже.
Чтобы изменить отдельную ячейку, используйте кнопку внутри неё. Если вы щелкните по ячейке, на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать её более наглядной.
Ранее мы уже писали о том, как оформить таблицу в научной работе.
Работа с диаграммами
Диаграммы тоже добавят вес вашей научной работе. Чтобы их вставить, нужно выбрать «Вставка» → «Диаграммы». Можно выбрать один из предложенных шаблонов: линейчатую, столбчатую, круговую диаграмму или график. Кроме того, вы можете вставить свою диаграмму из Google Таблиц. В следующих статьях мы продолжим рассказывать про приложения для учёбы — в частности, подробно расскажем о работе в Google Таблицах и поделимся полезными лайфхаками. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить.
Работа с формулами
К сожалению, формулы в Google Документах не умеют сами считать. Это просто база символов, которые используют при написании формул (мы уже писали, как оформлять формулы по ГОСТ).
Чтобы добавить формулу в документ, нажмите на «Вставка» → «Формула».
Чтобы вставить формулу, нажмите на «Новая формула».
Некоторые символы просто вставляются, а в другие нужно что-то вписать, например, в квадратный корень.
Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
Жизненно-необходимые возможности для любой учебной работы.
Чтобы вставить номер страницы, нужно снова нажать на «Вставка» → «Номера страниц». Номер можно поставить внизу; вверху; внизу, без первой страницы; вверху, без первой страницы.
Чтобы создать сноску, нужно выделить фрагмент текста и выбрать «Вставка» → «Сноска».
Важно: Для удаления сноски нужно удалить её номер, а не текст внизу страницы.
Колонтитул — это область страницы сверху и снизу. Там пишут информацию о документе, авторе или добавляют ссылку и номер страницы.
Оглавление собирается автоматически по заголовкам, которые оформлены через стили. Нужно снова нажать на «Вставка» и выбрать пункт «Оглавление».
Его можно оформить гиперссылками, которые отправляют в нужное место в документе, но такое оформление не подойдёт для научной работы. Чтобы её приняли в деканате, используйте оглавление с номерами страниц.
Настройки доступа в Google Документах
Основная фишка Google Документов — ими очень просто делиться. Теперь вам не нужно бесконечно обмениваться файлами с научным руководителем. Можете отправить ссылку один раз и редактировать файл вместе (позволяют ли так делать другие приложения для учёбы, типа Word? Нет). Для этого нужно нажать на «Настройки доступа» и предоставить доступ либо по ссылке, либо отправить личное приглашение на почту.
Есть четыре уровня доступа:
- Выключено — документ доступен только владельцу;
- Просматривать — можно читать документ и копировать его содержимое;
- Комментировать — можно только комментировать на полях или советовать правки;
- Редактировать — можно делать с документом что угодно.
Удалить документ может только его владелец. Все изменения, внесённые остальными пользователями, также будут сохранены.
В общем, Google Документы — это не только самый современный и удобный способ работы над документами, но и прекрасная возможность сэкономить деньги и место на компьютере. Теперь вы знаете как пользоваться Google Документами. Надеемся, наша статья поможет вам отказаться от Microsoft Word.
Оставайтесь на связи — скоро мы расскажем и про другие полезные приложения для учёбы.
